Der Innenhof bietet genügend Platz für das Sommerfest, hinter dem Firmengebäude liegt eine größere Grünfläche oder für das Betriebsjubiläum steht ein externes Gelände zur Verfügung. Soll dort eine Firmenveranstaltung stattfinden, stellt sich schnell die Frage nach einer geeigneten Überdachung.
Gerade bei Veranstaltungen im Freien soll ein Zelt jedoch nicht nur möglichst viele Gäste vor Regen oder intensiver Sonne schützen. Es muss zur verfügbaren Fläche, zum geplanten Ablauf und zur Ausstattung passen. Bei Stretchzelten kommen außerdem der Untergrund, mögliche Befestigungspunkte und die Positionierung der Konstruktion hinzu.
Wer diese Faktoren früh berücksichtigt, kann das Zelt von Anfang an als Bestandteil des Veranstaltungskonzepts planen – statt erst kurz vor dem Event zu überlegen, wie sich eine Überdachung noch auf der vorhandenen Fläche unterbringen lässt.
Kurzfassung
- Stretchzelte können offene und überdachte Bereiche bei Firmenveranstaltungen miteinander verbinden.
- Größe und Ausführung sollten sich nach Gästezahl, Programm und benötigten Funktionsbereichen richten.
- Untergrund, Befestigungsmöglichkeiten und verfügbare Fläche beeinflussen die konkrete Konstruktion.
- Beleuchtung, Boden, Mobiliar und Catering sollten gemeinsam mit dem Zelt geplant werden.
- Wetterbedingungen sowie mögliche Sicherheits- und Genehmigungsanforderungen müssen für die konkrete Veranstaltung betrachtet werden.
Warum sich Stretchzelte für Firmenveranstaltungen eignen
Klassische Veranstaltungszelte schaffen in der Regel einen klar abgegrenzten Raum. Bei einem Stretchzelt entsteht durch die gespannte textile Membran dagegen eine offenere Konstruktion. Je nach Aufbau können große Seitenbereiche geöffnet bleiben, sodass die überdachte Fläche mit dem umliegenden Außengelände verbunden bleibt.
Das kann gerade bei Sommerfesten, Firmenjubiläen oder Empfängen interessant sein. Gäste können sich zwischen überdachten und freien Bereichen bewegen, während beispielsweise Sitzplätze, Catering oder zentrale Veranstaltungsbereiche geschützt untergebracht werden.
Welche Fläche tatsächlich überdacht werden sollte, hängt vom Ablauf ab. Bei einem Empfang werden andere Bereiche benötigt als bei einem gesetzten Essen mit Tischen und Stühlen. Kommen eine Bar, ein Buffet oder Veranstaltungstechnik hinzu, verändert sich die erforderliche Fläche erneut.
Deshalb sollte die Größe eines Stretchzeltes nicht allein anhand der Gästezahl bestimmt werden. Entscheidend ist, was unter dem Zelt stattfinden soll.
Die vorhandene Fläche bestimmt die Konstruktion mit
Eine große Wiese hinter dem Firmengebäude kann auf den ersten Blick wie ein unkomplizierter Aufstellort wirken. Erst bei genauerer Betrachtung zeigt sich jedoch, wie viel Fläche tatsächlich für das Zelt zur Verfügung steht.
Bäume, Mauern, Zufahrten, Gebäude oder Gefälle können die Positionierung beeinflussen. Hinzu kommt, dass nicht nur die später überdachte Fläche berücksichtigt werden muss. Abhängig von der Konstruktion werden auch Bereiche für Stützen, Befestigungen und Abspannungen benötigt.
Eine wichtige Rolle spielt außerdem der Untergrund. Eine Rasenfläche bringt andere Voraussetzungen mit als Pflaster oder Asphalt. Vor der konkreten Planung sollte deshalb geklärt werden, welche Befestigungsmöglichkeiten am Veranstaltungsort technisch infrage kommen.
Bei größeren Projekten ist eine vorherige Betrachtung der Fläche vor Ort besonders sinnvoll. So können die tatsächlichen Gegebenheiten in die Zeltplanung einfließen, anstatt die Konstruktion ausschließlich anhand eines Lageplans festzulegen.
Zeltgröße nach Nutzung statt nur nach Gästezahl planen
Bei der Frage nach der passenden Zeltgröße liegt es nahe, zuerst die Zahl der eingeladenen Personen heranzuziehen. Für die tatsächliche Planung reicht das jedoch nicht aus.
150 Gäste benötigen bei einem lockeren Empfang eine andere Fläche als bei einem gemeinsamen Essen. Sollen zusätzlich Buffet, Bar oder Präsentationsbereiche unter das Zelt, müssen diese ebenfalls berücksichtigt werden.
Bei einem Stretchzelt für die Firmenfeier sollte deshalb zunächst feststehen, welche Funktion die überdachte Fläche während der Veranstaltung übernimmt. Anschließend können Größe, Form und Positionierung darauf abgestimmt werden.
Auch die Übergänge zu den nicht überdachten Bereichen spielen eine Rolle. Liegt beispielsweise das Catering unter dem Zelt, während die Sitzplätze größtenteils im Freien stehen, entstehen bei einem Wetterumschwung schnell andere Anforderungen als bei einer zusammenhängend überdachten Veranstaltungsfläche.
Das Zelt sollte deshalb nicht als einzelnes Element betrachtet werden, sondern als räumlicher Mittelpunkt oder Teilbereich des gesamten Veranstaltungsgeländes.
Ausstattung direkt in die Zeltplanung einbeziehen
Mit der Auswahl der Zeltgröße ist die Planung noch nicht abgeschlossen. Entscheidend ist auch, was innerhalb und unmittelbar rund um die Konstruktion benötigt wird.
Tische und Stühle beanspruchen nicht nur ihre eigene Stellfläche. Dazwischen müssen ausreichend nutzbare Wege bleiben. Cateringbereiche benötigen Arbeitsfläche, und bei Veranstaltungen am Abend muss auch die Beleuchtung berücksichtigt werden.
Je nach Gelände kann außerdem ein Boden relevant werden. Besonders auf Grünflächen oder unebenen Untergründen sollte früh geprüft werden, welche Ausführung für die geplante Nutzung infrage kommt.
Auch Stromleitungen und Veranstaltungstechnik sollten nicht erst eingeplant werden, wenn das Zelt bereits steht. Beleuchtung, Tonanlage, Kühlung oder Cateringgeräte können Anschlüsse und Leitungswege benötigen, die mit der Positionierung des Zeltes abgestimmt werden müssen.
Für regelmäßig genutzte Arbeits- und Bewegungsbereiche spielen dabei auch sichere Verkehrs- und Laufwege eine Rolle.
Offen oder stärker geschlossen? Das Wetter mitdenken
Eine Stärke eines Stretchzeltes liegt in seiner offenen Wirkung. Wie offen die Konstruktion tatsächlich geplant wird, sollte jedoch auch von der vorgesehenen Nutzung und den Bedingungen am Standort abhängen.
Bei sommerlichen Temperaturen kann ein offener Aufbau gewünscht sein, weil der Außencharakter der Veranstaltung erhalten bleibt. Bei wechselhaftem Wetter kann dagegen ein stärker geschützter Bereich sinnvoll sein.
Dabei sollte Wetterplanung nicht mit Regenschutz gleichgesetzt werden. Auch Wind und starke Sonneneinstrahlung können Einfluss auf eine Veranstaltung und die Nutzung des Zeltes haben.
Welche Maßnahmen erforderlich sind und unter welchen Bedingungen eine Konstruktion genutzt werden kann, lässt sich nicht pauschal für jedes Stretchzelt festlegen. Maßgeblich sind unter anderem die konkrete Ausführung, der Standort und die jeweiligen technischen Vorgaben.
Wenn Standardgrößen nicht zur Veranstaltungsfläche passen
Nicht jedes Firmengelände bietet eine große, rechteckige Freifläche. Gerade Innenhöfe oder Flächen unmittelbar an Firmengebäuden können ungewöhnliche Grundrisse aufweisen.
Hier kann eine geplante Zeltkonstruktion interessant werden. Form und Größe der Membran sowie die Positionen von Stützen, Befestigungen und Abspannungen können bei einer entsprechenden Planung auf die vorhandenen Gegebenheiten abgestimmt werden.
Das bedeutet nicht, dass für jede Firmenveranstaltung eine Maßanfertigung notwendig ist. Gibt es ausreichend Platz und passen vorhandene Zeltgrößen zum Veranstaltungskonzept, kann eine Standardausführung vollkommen ausreichen.
Bei schwierigeren Flächen sollte die Frage jedoch nicht lauten, wie das Gelände an ein bestimmtes Zelt angepasst werden kann. Sinnvoller ist es, zu prüfen, welche Konstruktion sich auf der vorhandenen Fläche technisch sinnvoll realisieren lässt.
Sicherheit und Anforderungen vom konkreten Aufbau abhängig machen
Temporäre Zeltkonstruktionen müssen sicher geplant und aufgebaut werden. Welche konkreten Anforderungen darüber hinaus gelten, kann jedoch von mehreren Faktoren abhängen – etwa vom Standort, der Konstruktion, der Größe und der jeweiligen Nutzung.
Pauschale Aussagen dazu, dass ein Stretchzelt grundsätzlich genehmigungsfrei oder immer genehmigungspflichtig sei, wären deshalb nicht sinnvoll.
Je nach Projekt können beispielsweise baurechtliche Vorgaben für fliegende Bauten relevant werden. Bei größeren Firmenveranstaltungen sollten mögliche Anforderungen daher frühzeitig für den konkreten Veranstaltungsort geprüft werden.
Ebenso wichtig ist, dass Aufbau und spätere Nutzung entsprechend der vorgesehenen Konstruktion erfolgen. Besonders bei wechselnden Wetterbedingungen müssen die für das jeweilige Zelt geltenden Vorgaben berücksichtigt werden.
Aufbau und weitere Dienstleister aufeinander abstimmen
Ein Stretchzelt steht bei einer Firmenveranstaltung selten allein auf der Fläche. Mobiliar, Catering, Beleuchtung, Veranstaltungstechnik und Dekoration kommen häufig hinzu.
Deshalb ist die Reihenfolge beim Aufbau wichtig. Zunächst muss ausreichend Platz für die Zeltkonstruktion und die notwendigen Arbeiten vorhanden sein. Anschließend können weitere Ausstattung und Technik eingerichtet werden.
Gerade wenn mehrere Dienstleister beteiligt sind, helfen ein gemeinsamer Lageplan und abgestimmte Aufbauzeiten. So lässt sich vermeiden, dass bereits aufgestelltes Mobiliar Befestigungspunkte blockiert oder Lieferfahrzeuge keinen Zugang mehr zur benötigten Fläche haben.
Auch hier zeigt sich, warum das Zelt möglichst früh Teil der Veranstaltungsplanung sein sollte und nicht erst als zusätzlicher Regenschutz kurz vor dem Termin hinzukommt.
Fazit
Bei einer Firmenveranstaltung im Freien ist ein Stretchzelt weit mehr als eine Fläche, die bei Regen kurzfristig Schutz bieten soll. Größe, Form und Aufbau beeinflussen, wie sich Gäste bewegen, wo Catering und Mobiliar Platz finden und wie sich die Veranstaltung mit dem Außengelände verbindet.
Entscheidend sind deshalb nicht allein Gästezahl und gewünschte Quadratmeter. Untergrund, Befestigungsmöglichkeiten, Nutzung der überdachten Fläche, Ausstattung und Wetterbedingungen sollten gemeinsam betrachtet werden.
So lässt sich das Stretchzelt von Anfang an als Bestandteil der Firmenveranstaltung planen – und nicht erst nachträglich in ein bereits festgelegtes Veranstaltungskonzept einfügen.